Keahlian komunikasi Bagi Sekretaris

Komunikasi berasal dari bahasa latin, yaitu Communicatio yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Istilah Commucatio bersumber dari kata communis yang arinya sama maknanya. Jadi sekelompok orang yang terlibat dalam komunikasi harus memiliki kesamaan makna, jika tidak maka komunikasi tidak dapat berlangsung. Bila seseorang menyampaikan pesan, pikiran dan perasaan kepada orang lain dan orang tersebut mengerti apa yang dimaksudkan oleh penyampaian pesan maka komunikasi berlangsung.

Pengertian komunikasi adalah suatu proses penyampaian pikiran dan perasaan oleh seseorang kepada orang lai dengan menggunakan lambang-lambang yang mempunyai arti bagi kedua belah pihak. Proses penyampaia tersebut pada umumnya manggunakan bahasa, karena bahasa menggunakan lambang yang dapat mewakili sesuatu, baik yang berwujud maupun tidak. Selain bahasa dapat juga digunakan gerak isyarat atau mimik dan pant mimik. Kounikasi dengan bahasa disebut komunikasi verbal sedangka komunikasi dengan menggunakan lambang disebut komunikasi non verbal.

Bagi sekretaris terutama perlu mengetahui dan menguasai tehnik komunikasi langsung (face to face). Jenis komunikasi ini yaitu

1. Komunikasi langsung antara seorang komunikator dengan seorang komunikan
2. Komunikasi kelompok yaitu komunikasi antara seseorang atau lebih dengan sekelompok orang secara tatap muka.

Keuntungan komunikasi antar pribadi untuk melakukan persuasi adalah terjadinya kontak pribadi, sehingga komunikator memahami , mengetahui dan mengkaji sejauh mana pesan yang disampaikan dapat diterima baik oleh komunikan. Dengan mengetahui, memahami dan mengkaji hal-hal tersebut, komunikator dapat memperbaiki sikap antara lain:

1. Mengontrol setiap kata dan kalimat yang diucapkan
2. Mengulangi kata-kata yang mempunyai maksud penting disertai berbagai penjelasan secukupnya
3. Memberi kepastian pengertian apa yang telah di ucapkan
4. Memberi intonasi kata-kata yang penting

Yang perlu dilakukan oleh komunikator agar dalam berkomunikasi berjalan lancar:

1. Berperilaku empatik yaitu memahami perasaan orang lain dan berperilaku simpatik
2. Tanamkan percaya pada diri sendiri tanpa pengaruh orang lain
3. Bersikap sebagai fasilitator yaitu memberi arah kemudahan
4. Apa yang di ucapkan harus dapat dipertanggung jawabkan
5. Apa yang dikemukakan berdasarkan fakta dan kebenaran

Tinggalkan rasa super, senang mengkritik da emosional

Pembuatan Kliping

Disamping tugas- tugas pokok yang cukup banyak, seorang sekretaris perlu melakukan kliping mengenai berita-berita penting yang berkaitan dengan kantor atau perusahaanya.Pekerjaan kliping tidak harus dikerjakan sendiri, tetapi dapat menugaskan seseorang karyawan. Namun demikian sekretaris perlu membaca kliping tersebut agar dapat mengikuti perkembangan dalam masyarakat. Untuk melakukan kliping surat kabar dan majalah perlu mengetahui caranya, sehingga dapat diperoleh informasi yang diperlukan, dan sewaktu-waktu di butuhkan oleh pemimpin dapat ditemukan kembali secara cepat.

Secara sederhana tugas-tugas yang berhubungan dengan kliping adalah:

• Menghimpun surat kabar dan majalah
• Membaca berita di surat kabar, majalah, brosur dan sebagainya untuk menemukan masalah yang di butuhkan
• Memberi tanda pada bagian yang akan digunting
• Mencantumkan nama surat kabar dan majalah serta tanggal penerbitannya
• Menempelkan pada kertas atau buku khusus kliping
• Mencantumkan kode penggolongan masaklah dan nomor urut jumlah guntingan suatu masalah
• Memasukkan bukun kliping ke dalam lemari katalog
• Memelihara semua berkas kliping

Urutan pelaksanaan tugas:

1. Petugas membaca surat kabar atau majalah untuk menemukan masalah yang dibutuhkan. Kadang-kadang dengan hanya membaca judulnya saja sudah dapat menentikan perlu tidaknya berita itu di gunting dan sekaligus dapat mengklasifikasikan pokok masalah apa. Akan tetapi ada kalanya tidak cukup hanya membaca judulnya saja melainkan harus membaca isi keseluruhan berita untuk menentukan lebih lanjut perlu tidaknya di gunting untuk di kliping.
2. Apabila berita itu dianggap penting untuk perusahaan, maka berita diberi garis merah pada sudut karangan atau judul. Jangan lupa mencantumkan nama surat kabar atau majalah serta tanggal terbit.
3. Pada waktu akan menggunting perlu diperhatikan terlebih dahulu halaman dibaliknya untuk meneliti ada tidaknya masalah yang perlu di gunting pula.apabila dihalaman baliknya masih terdapat sambunganya atau keterangan lebih lanjut maka sambungan tersebut dapat di ketik atau di fotokopy, kemudian di jadikan satu dengan berta dihalaman muka atau mencari surat kabat dan majalah lagi yang memuat berita atau keterangan yang sama. Setelah itu di gunting kemudian dijadikan satu dengan berita yang dimaksud
4. Setelah disusun secara kronologis dan sistematis, baru diberi kode pokok masalah. Apabila uraian berita terdiri dari berbagai halaman dan telah tersusun secara kronologis dan sistematis, hal ini tidak perlu di gunting, tetapi diberikan map khusus dengan diberi kode pokok berita atau uraian
5. Guntingan berita atau kliping perlu dibuatkan kartu katalog rangkap dua yang didalamnya memuat:
   • Kode penggolongan pokok masalah
   • Nomor urut pokok masalah
   • Nama pengarang/sumber berita(koran atau majalah)
   • Tanggal terbit
   • Judul berita atau karangan diketik dengan huruf besar semua.kartu katalog berukuran 7_1/2 cm x 13 cm

6. Kartu-kartu katalog disusun dalam lemari dengan cara:

1. • • Kartu pertama disusun menurut abjad pengarang/sumber berita
     • Kartu kedua disusun menurut abjad judul
     • Antara kartu katalog yang berbeda golongan pokok masalahnya diberi sekat karton berwarna agar memudahkan pencarian

7. Semua guntingan disimpan dalam map sesuai dengan pokok masalahnya dan akhirnya map-map ini disimpan dalam lemari sesuai urutan abjad pokok masalah.

Sekretaris dan SDM

Bagi sekretaris atau para plmplnan unit kerja harus mampu mengembangkan sumber daya manusia. Sekretaris perlu ikut andil dalam pengembangan sumber daya manusia. Untuk itu mengembangkan SDM diprelukan 15 persyaratan:

1. Perlu adanya uraian tugas (job discription) yang jelas untuk anak buah supaya tugas-tugas terlaksana sebaik mungkin.
2. Perlu adaya wewenang dan tanggung jawab yang jelas bagi anak buah dalam melaksanakan tugas,antara wewenang dan tanggung jawab harus ada keseimbangan
3. Adanya aturan main yang harus ditaati baik oleh pimpinan maupun anak buah.Baik berupa peraturan tertulis,tidak tertulis,kebijaksanaan,perintah,atau instruksi tanpa adanya disiplin atau ketaatan terhadap peraturan pimpinan yang telah disepakati bersama maka organisasi tidak akan berjalan dengan .
4. Adanya garis komando yang jelas yaitu siapa yang berhak memerintah dan bertanggung jawab kepada siapa.
5. Adanya sasaran atau tujuan jelas organisasi yang harus di informasikan oleh pimpinan kepada anak buah, bukan hanya jelas bagi pimpinan.
6. Balas jasa bagi bawahan/anak buah berdasdarkan prestasi adil dan wajar
7. Harus ada kesesuaian antara motivasi individu dengan perusahaan/organisasi
8. Wewenang yang dilimpahkan harus benar-benar didasarkan pada kemampuan anak buah
9. Wewenang harus merupakan yang mengikat dan jenjang atas kebawah, karena wewenang berarti adanya hak untuk mengatur anak buah sesuai dengan jenjang organisasi.
10. Setiap anak buah harus merasa dibutuhkan dan di hargai oleh pimpinan
11. Anak buah perlu merasa tenteram dan tenang dalam situasi serta lingkungan yang sehat
12. Harus tercipta kegairahan kerja serta inisiatif untuk berkembang
13. Perlu diciptakan semangat senasip sepenanggungan dalam mengemban tugas dan menghindari komplik antara pimpinan dengan anak buah
14. Kembangkan adanya rasa tanggung jawab bersama dalam organisasi, prestasi, atau sukses usaha yang memungkin adanya kemajuan organisasi
15. Ciptakan suasana kekeluargaan, sehingga bawahan tidak hanya dinilai sebagai anak buah yang harus diperintah. Perlakukanlah anak buah sebagai mitra usaha, sehingga ada rasa ikut memiliki

Sekretaris dan Tata Ruang Kantor

Para ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau tata ruang tempat orang bekerja mempuinyai pengaruh terhadap sikapnya.,produktivitasnya dan pergaulamya dengan yang lain. Kantor-kantor mederen dirancang dan di bangun sesuai dengan perkembangan tehnologi. Rancangan kantor-kantor moderen adalah kantor terbuka sehingga mempermudah komunikasi dan terjalinnya kerja yang harmonis.

Human Miller and human Miller Inc., perusahaan perancang kantor yang terkenal taraf Internasional, berkedudukan di Zeeland, Michigan, adalah seorang penganjur utama konsep kantor terbuka. Miller menjelaskan bahwa kantor yang kita kenal sekarang ini sudah berumur lebih dari seratus tahun. Pada mulanya kantor adalah sekumpulan orang yang bekerja dalam satu ruangan yang penuh, memakai pena dan tinta untuk menulis dengan tangan dalam buku-buku besar dan membuat hitungan yang rumit. Tidak ada mesin tik, tiak ada mesin hitung, meja kantor yang pantas, alat-alat reproduksi, dan sedikit pengertian mengenai pengaruh lokasi serta kenyamanan bagi para pekerja.

Konsep kantor terbuka dapat menimbulkan salah pengertian. Ini bukan sekedar suatu ruangan tanpa tembol dengan meja-meja yang ditaruh sembarangan. Kantor terbuka merupakan suatu konstruksi yang memberikan keterbukaan untuk mempermudah berkomunikasi dan pertemuan, namun sekaligus menjamin kebebasan pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat dipindahkan atau digeser. Sekat-sekat tersebut menghindarkan para manajer dari isolasi tembok tertutup dan perasaan tidak enak yang menghinggapi seseorang bila dalam ruangan sama sekali terbuka.

Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka adalah:

1. Kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum setelah pola dasarnya ditetapkan.
2. Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara cukup lancar,penerangan merata,kursi dan meja yang enak dipakai,memperbaiki semangat kerja dan cenderung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang timbul akibat tempat kerja terlalu berdekatan.
3. Arus perkerjaan lebih lancar dan hal-hal yang saling berkaitan dapat ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat dengan mudah beralih dari seksi yang satu keseksi yang lain.

Penyeliaan lebih mudah diadakan karena penempatan penyelia memungkinkannya melihat apa yang dikerjakan oleh semua pegawain

Menerima Tamu 2

Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang, segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut dan ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.

Basa basi dengan tamu boleh saja tetapi jangan biarkan tamu berbicara tidak keruan. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng, kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah tetapi bijak.

Bila tamu ingin bertemu dengan atasan tetapi atasan anda tidak ada ditempat sebaiknya tamu dipersilahkan untuk mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada atasan. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap atasan lalu sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

Jika atasan ada ditempat, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Lalu tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya, jika sudah maka anda bisa menginformasikan pada atasan anda. Berikan bacaan yang netral seperti surat kabar atau majalah sebagai teman pengusir sepi.

Setelah itu hubungi atasan anda dan informasikan tamu yang datang, lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata atasan anda tidak bersedia menemuinya karena sesuatu hal maka anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Artinya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan atasan.

Tetapi jika atasan anda bersedia menemuinya, antarkan tamu ke tempat dimana atasan anda ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan atasan. Karena sebagai tamu tentunya dia belum kenal dengan kantor anda kecuali dia memang sudah sering datang ke kantor anda.

Yang perlu anda ingat adalah sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan citra perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Jadi jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembagai lain yang berkepentingan dengan perusahaan

Menerima Tamu 1

Sebagai seorang sekretaris harus menghormati para tamu yang berkunjung di kantor, serta dengan senang hati melayaninya. Untuk itu seorang sekretaris perlu mempelajari tata cara menerima tamu. Sehingga diharapkan tamu-tamu yang datang merasa senang dan mempunyai kesan baik. Sekretaris perlu memahami atau mengetahui sifat, kedudukan atau pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang sekretaris berkewajiban menayakan nama tamu yang datang ingin bertemu dengan pimpinan atau pejabat lain yang dimaksud sekaligus mengantar tamu tersebut kepada pimpinan atau orang yang akan ditemuinya. Pada waktu ditemuklan dengan pimpinan atau orang yang dimaksud, sekretaris menyodorkan catatan yang mencantumkan nama dari instansi mana dan apa maksudn Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara atasan dengan tamu yang akan bertemu dengan atasan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi hingga menerima kedatangan tamu atasan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda tidak bisa asal menerima tamu begitu saja

Syarat Profesional Sekretaris

Selama ini, orang cenderung mendeskripsikan seorang sekretaris sebagai sosok wanita berpenampilan cantik dan menarik. Anggapan ini jelas salah besar. Karena seorang sekretaris tidak melulu ahrus selorang wanita. Dan kalaupun ia wanita, tidak selalu harus cantik dan menarik.

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

1. Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya.
2. General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
3. Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.
4. Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.
5. Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll/

Tugas Dan Peranan Sekretaris

“A Secretary assist an excecutive in carrying out the detail o his work. The executive depend ons upon his secretary primarly for assistance in handling the details of communications such as telephoning, telegraphing, filling and duplicating.’’Beamer, Hanna, Popham ( Effective Secretarial Practise).

Secara general peranan sekretaris menyangkut :

1. Terhadap atasan :

· Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.

· Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.

· Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.

· Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.

· Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.

· Mediator pimpinan dengan bawahan.

2. Terhadap bawahan/karyawan :

· Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.

· Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.

· Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.

· Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.

TUGAS SEKRETARIS

Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :

1. Menurut wewenangnya.

· Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.

· Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.

· Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.

2. Menurut jenis tugasnya.

· Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.

· Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.

· Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.

· Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.

Fundamental 0f Secretary

“Secretary is an employee in an office who deals with coresspondence, keep record, maka arrangements and appointments for particular member of the staff.”-A.S. Hornby ( Oxford Advanced Dictionary)

Sekretaris berasal dari bahasa Inggris secret dan secretum dari bahasa Latin yang artinya rahasia. Berasal pula dari kata secretaries /secretarium yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia.

Beberapa defenisi sekretaris lainnya,

1. ”Secretary is an person employed to keep record, take care coresspondence and other writing task, etc, for organization or individual”. Webster New Dicitonary of American Language College.

2. “Person employed by another to assit him in coresspondence, literary work getting information and other confidential matters”. H.W.Flower & F.G. Flower

3. “Secretary is a personal office assitance to designed supervisor who has close and direct working relationship with supervisor. Ruth J.Anderson

Dari beberapa definisi jelaslah bahwa sekretaris bukan sekadar pembantu atasan semata, tetapi seseorang dengan kualifikasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi. Seorang pimpinan/atasan memiliki tugas dan tanggung jawab besar dalam memimpin dan mengelola perusahaan/organisasi. Mulai dari mengurus appointement, soal administrasi, mengatur rapat sampai urusan korespondensi. Dan tugas-tugasnya ini akan bisa lebih maksimal jika dibantu dengan keberadaan seorang sekretaris.

Prolog

Apa yang anda bayangkan tentang seorang sekretaris? Perempuan cantik, menarik, dengan dandanan dan busana up to date dan siap 24 jam melayani semua kebutuhan pimpinan?

Pendapat kurang sedap mengenai eksistensi sekretaris dalam sebuah organisasi seperti itu, sudah sepantasnya dihilangkan. Karena berbagai perkembangan menunjukkan, pandangan positif terhadap seorang sekretaris harus sudah mulai diterapkan. Eksistensi dan fungsi sekretaris tidaklah sekadar “pembantu atau penggembira atasan”. Lebih jauh lagi, sudah jadi merupakan bagian penting dan tak terpisahkan. Ibarat dalam sebuah mesin, sekretaris merupakan item penting yang keberadaan dan kinerjanya akan berpengaruh terhadap kinerja mesin itu secara keseluruhan.

Sebagai suatu profesi, sekretaris memiliki masa depan cerah. Karena meski perkembangan teknologi tak bisa dibendung, alat-alat perkantoran canggih terus diperkenalkan, “sentuhan” tangan trampil dan buah pikiran seorang sekretaris tetap diperlukan.