Manajemen Rapat 1

Membuat Rencana Rapat

Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsure 5W + 1H, yakni :

1. Why, mengapa rapat diselenggarakan

2. What, agenda rapat atau materi yang akan dibahas dalam rapat.

3. Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penetuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.

4. Where, di mana rapat akan diselenggarakan.

5. When, Kapan rapat akan diselenggarakan.

6. How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.

Mempimpin Rapat

Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan perusahaan langsung. Namun tidak jarang karena berbagai pertimbangan, sekretaris diminta untuk memimpin rapat oleh

pimpinan.

Karena itu, mau tidak mau, sekretaris selain mampu dalam mengelola rapat, juga harus piawai memimpin rapat. Ada beberapa hal yang perlu disiapkan dalam memimpin rapat, yakni;

1. Memahami Tujuan rapat yang akan diselenggarakan.
2. Mengetahui wewenang dan tugas pemimpin rapat
3. Memahami Setiap acara rapat
4. Memahami Perencanaan prosedur rapat
5. Menghubungi/menyiapkan notulen rapat
6. Mengatur/memanage petugas konsumsi dan akomodasi
7. Mempersiapkan perlengkapan rapat
8. Memeriksa ruangan rapat.

Pimpinan rapat yang baik memenuhi criteria sebagai berikut ;

1. Berbicara spontan,
2. Mengemukakan gagasan cemerlang
3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
4. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.

Dari beberapa hal yang telah disampaikan tadi, ada dua hal yang harus senantiasa diperhatikan secara detail dan bahkan memerlukan bantuan penanganan pihak lain. Yakni :

1. Pengelolaan konsumsi dan akomodasi
2. Pengelolaan tempat rapat