Sekretaris Dan Stress

Istilah eksekutif sering melahirkan konotasi status, wewenang, tanggung jawab, kekuasaan dan semacamnya. Begitu pula untuk jabatan sekretaris eksekutif. Seseorang dengan jabatan eksekutif, termasuk sekretaris eksekutif telah akrab dengan berbagai macam persoalan yang bersumber dari tugas yang dibebankan kepadanya. Baik beban karena jabatan ditempat kerja, beban kerja karena jabatan di organisasi-organisasi luar yang mungkin berhubungan dengan jabatan di kantor ataupun tidak, beban tanggung jawab keluarga maupun beban sosial tertentu di masyarakat bertolak dari kedudukannya.

Di dalam sistem nilai masyarakat eksekutif tidak dapat bersikap dan berperilaku seenaknya sendiri. Bagaimanapun keadaannya masyarakat mengaharapkan agar seorang eksekutif akan selalu rasional, bersikap bijak dan selalu mengendalikan perasaan.

Beban moral adalah konsekuensi jabatan. Dengan menduduki jabatannya seorang eksekutif mempunyai beban moral untuk memenuhi kualifikasi tertentu yang berkaitan dengan tanggung jawab atas tugasnya dan jabatan yang dipercayakan kepadanya. Seorang sekretaris junior misalnya harus mengalami dulu masa pendadaran melalui berbagai macam pelatihan dan pendidikan, sebelum sepenuhnya menjadi seorang sekretaris eksekutif. Dalam masa pelatihan sekretaris junmior belajar mengenali dan memahami segala macam aspek jabatan sebagai sekretaris. Dalam masa orientasi pengenalan dan pemahaman tugas tersebut dapat melalui pelatihan dan pendidikan yang diprogramkan atau melalui pengembangan diri berdasarkan pengamatan dan pengalaman selama masa pengenalan dan pemahaman tugasnya sebagai seorang sekretaris.

Pada masa sekarang diharapkan sekretaris memahami bahwa setiap aspek jabatan mempunyai beban tertentu seperti waktu, penyelesaian tugas dengan baik, menerapkan metoda atau prosedur tertentu dan mempengaruhi orang lain. Setiap tugas yang diselesaikan dengan baik akan menghasilkan kepuasan dan menghilangkan beban yang dibawa tugas tersebut. Tugas-tugas yang tidak terselesaikan secara tuntas akan mengakibatkan adanya rasa tidak puas yang pada akhirnya menimbulkan stress.

Cara seseorang bereaksi terhadap suatu masalah berbeda antara yang satu dengan yang lainnya. Masalah yang sama juga akan memberi akibat berbeda bagi individu yang berlainan. Begitu pula cara mengatasi masalah tiap-tiap individu satu sama lain akan berbeda. Pengertian sehari-hari beban kerja tersebut dikenal dengan istilah stress. Stress dapat berdampak positif maupun negatif. Individu yang dapat memberikan reaksi positif terhadap stress diwujudkan dengan penyesuain diri terhadap situasi yang ditimbulkan. Kemampuan menyesuaikan diri akibat stress akan membentuk pribadi yang mantap dan matang. Dengan kematangan dan kemantapan pribadi akan meningkatkan produktivitas pada bidang usahanya, menyerasikan hubungan sosial pada hubungan universal, dan bertambahnya rasa senang dan tenteram. Sebaliknya jika stress membawa reaksi negatif, akan menimbulkan gangguan-gangguan pada pribadinya dan akibatnya akan menurunkan produktivitas kerjanya disamping akan menekan segala perasaan yang berakibat fatal dalam membina karirnya. Seseorang yang stress di tempat kerja sangat umum kalau kemudian mencari kehangatan di dalam keluarganya dengan cara makan bersama di restoran atau pergi piknik. Hal semacam ini dilakukan untuk mencari keseimbangan antara kesibukan karena beban kerja dengan keserasian dalam membina keluarga.

Dalam kegiatan sehari-hari seseorang terlibat dalam pekerjaannya dan berbagai macam persoalan timbul. Persoalan tersebut berkaitan dengan lingkungan kerja. Sebagai seorang sekretaris harus mampu menciptakan suasana lingkungan kerja yang baik agar dapat mengurangi timbulnya stress. Sebenarnya salah satu penyebab seorang eksekutif dapat terkena stress ialah karena ia menjadi manager puncak. Sebagai manager puncak ia harus bertanggung jawab kepada dirinya sendiri, bukan kepada orang lain atas segala sesuatu yang diputuskan dan dikerjakan. Apabila ia masih dapat bertanggungjawab kepada orang lain berarti ia masih berlindung kepada orang lain dengan cara minta pendapat atau nasehat atasannya. Oleh karena itu untuk dapat menjadi seorang eksekutif yang matang dalam pandangan, emosi, sikap, tindakan dan pengambilan keputusan diperlukan pengalaman.

Stress merupakan akibat dari kelebihan beban kerja, fisik maupun psikologis. Bentuk teringan akibat stress ini adalah timbulnya rasa jenuh. Selain itu menurunnya ketahanan fisik sering menimbulkan gejala yang aneh seperti hilangnya semangat, acuh tak acuh, sering lupa dan sebagainya. Akibat lain adalah timbulnya penyakit jantung yang banyak diderita oleh para pejabat.

Cara untuk meringankan akibat stress adalah sebagai berikut:

1. Perlu mengadakan hubungan interpersonal yang dapat mendorong semangat. Beban berat yang melampaui kemampuan perlu ditampung bersama orang lain. Untuk mengurangi ketegangan seorang eksekutif dapat berolahraga atau piknik. Kehangatan hubungan interpersonal sangat berarti sebagai pendorong untuk mengurangi keadaan stress.

2. Mempelajari dimanika organisasi yang menjadi sumber stress dan mencoba mencari jalan keluar. Miksalnya wewenang atau tanggung jawab yang kurang jelas harus diperjelas, instruksi yang selalu disalahtafsirkan oleh bawahan harus dicari penyebabnya. Terlalu banyak atau sedikit tugas juga dapat menjadi sumber timbulnya stress. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif merupakan cara lain untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan. Dunia di luar kita selalu berubah dan kita dan dalam batas kemampuan masing-masing harus mengikuti perubahan-perubahan tersebut.

3. Menjaga kondisi baik fisik maupun psikis. Dengan makan bergizi baik maupun kebiasaan berdisiplin untuk bekerja maupun banyak bersantai berguna dalam menghadapi stress. Cara kita bereaksi terhadap stress juga perlu diperhitungkan.

Pada dasarnya tidak dibatasi sikap menghadapi stress. Seorang eksekutif harus menyadari bahwa bukanlah situasi stress yang merugikan, tetapi cara orang bereaksi terhadapnya. Banyak orang mengalami stress yang sama, tetapi akibatnya berlainan. Hal ini karena pengalaman mereka masing-masing berbeda. Setiap eksekutif harus memahami kemampuan pribadi masing-masing.

Untuk mengalihkan kejenuhan dan ketegangan perlu istirahat bersama keluarga. Stress yang dapat menimbulkan berbagai akibat, perlu dipelajari sebab-sebabnya untuk selanjutnya dapat dikendalikan. Dengan cara pengendalian diri inilah hidup menjadi tenang dan yang paling penting, stress dapat dihilangkan.