Pembuatan Kliping

Disamping tugas- tugas pokok yang cukup banyak, seorang sekretaris perlu melakukan kliping mengenai berita-berita penting yang berkaitan dengan kantor atau perusahaanya.Pekerjaan kliping tidak harus dikerjakan sendiri, tetapi dapat menugaskan seseorang karyawan. Namun demikian sekretaris perlu membaca kliping tersebut agar dapat mengikuti perkembangan dalam masyarakat. Untuk melakukan kliping surat kabar dan majalah perlu mengetahui caranya, sehingga dapat diperoleh informasi yang diperlukan, dan sewaktu-waktu di butuhkan oleh pemimpin dapat ditemukan kembali secara cepat.

Secara sederhana tugas-tugas yang berhubungan dengan kliping adalah:

• Menghimpun surat kabar dan majalah
• Membaca berita di surat kabar, majalah, brosur dan sebagainya untuk menemukan masalah yang di butuhkan
• Memberi tanda pada bagian yang akan digunting
• Mencantumkan nama surat kabar dan majalah serta tanggal penerbitannya
• Menempelkan pada kertas atau buku khusus kliping
• Mencantumkan kode penggolongan masaklah dan nomor urut jumlah guntingan suatu masalah
• Memasukkan bukun kliping ke dalam lemari katalog
• Memelihara semua berkas kliping

Urutan pelaksanaan tugas:

1. Petugas membaca surat kabar atau majalah untuk menemukan masalah yang dibutuhkan. Kadang-kadang dengan hanya membaca judulnya saja sudah dapat menentikan perlu tidaknya berita itu di gunting dan sekaligus dapat mengklasifikasikan pokok masalah apa. Akan tetapi ada kalanya tidak cukup hanya membaca judulnya saja melainkan harus membaca isi keseluruhan berita untuk menentukan lebih lanjut perlu tidaknya di gunting untuk di kliping.
2. Apabila berita itu dianggap penting untuk perusahaan, maka berita diberi garis merah pada sudut karangan atau judul. Jangan lupa mencantumkan nama surat kabar atau majalah serta tanggal terbit.
3. Pada waktu akan menggunting perlu diperhatikan terlebih dahulu halaman dibaliknya untuk meneliti ada tidaknya masalah yang perlu di gunting pula.apabila dihalaman baliknya masih terdapat sambunganya atau keterangan lebih lanjut maka sambungan tersebut dapat di ketik atau di fotokopy, kemudian di jadikan satu dengan berta dihalaman muka atau mencari surat kabat dan majalah lagi yang memuat berita atau keterangan yang sama. Setelah itu di gunting kemudian dijadikan satu dengan berita yang dimaksud
4. Setelah disusun secara kronologis dan sistematis, baru diberi kode pokok masalah. Apabila uraian berita terdiri dari berbagai halaman dan telah tersusun secara kronologis dan sistematis, hal ini tidak perlu di gunting, tetapi diberikan map khusus dengan diberi kode pokok berita atau uraian
5. Guntingan berita atau kliping perlu dibuatkan kartu katalog rangkap dua yang didalamnya memuat:
   • Kode penggolongan pokok masalah
   • Nomor urut pokok masalah
   • Nama pengarang/sumber berita(koran atau majalah)
   • Tanggal terbit
   • Judul berita atau karangan diketik dengan huruf besar semua.kartu katalog berukuran 7_1/2 cm x 13 cm

6. Kartu-kartu katalog disusun dalam lemari dengan cara:

1. • • Kartu pertama disusun menurut abjad pengarang/sumber berita
     • Kartu kedua disusun menurut abjad judul
     • Antara kartu katalog yang berbeda golongan pokok masalahnya diberi sekat karton berwarna agar memudahkan pencarian

7. Semua guntingan disimpan dalam map sesuai dengan pokok masalahnya dan akhirnya map-map ini disimpan dalam lemari sesuai urutan abjad pokok masalah.